Eine Kurzanleitung für Kommunen
Ein kluges kommunales Energiemanagement gilt es zu organisieren. Es beginnt mit den Maßnahmen, welche keine oder nur geringe Investitionen erfordern.
Schritt 1: Initiieren und vorbereiten
Der richtige Einstieg in den Prozess entscheidet maßgeblich über den späteren Erfolg: die Verankerung dauerhaft funktionierender Organisationsstrukturen für Energiemanagement in der Verwaltung und die Realisierung von Einsparungen.
Die Grundsatzentscheidung auf der Entscheidungsebene.
Energiemanagement ist Leitungssache. Beim Energiesparen muss daher die Verwaltungsspitze vorangehen. Sie formuliert Ziele, unterstützt die Bildung funktionierender Organisationsstrukturen und stärkt den Handelnden den Rücken gegen interne und externe Widerstände.
Kommunale Ziele formulieren und veröffentlichen.
Klar formulierte Ziele geben den Handelnden Orientierung und sind Voraussetzung für eine möglichst breite Akzeptanz der Anpassung bestehender Prozesse, Strukturen und Gewohnheiten in der Verwaltung.
Energiemanagement in der Verwaltung organisieren.
Energiemanagement funktioniert nur als Querschnittsaufgabe der Verwaltung: Der/die Energiemanager*in und das Energieteam sind auf die Zuarbeit und Unterstützung der kommunalen Leitungs- und Fachebenen angewiesen. Es ist zielführend, die entscheidenden Verwaltungs- bzw. Fachstellen bereits beim ersten Entwurf einer Organisationsstruktur des KEM einzubinden, um Inhalte und Funktion von Schnittstellen zu analysieren.
Schritt 2: Erfassen, bewerten und planen
Die umfassende, systematische Erfassung und Bewertung der energetischen Ausgangssituation und die Festlegung von Prioritäten vor Einleitung von Optimierungsmaßnahmen gehört zu den Pflichtaufgaben des Energiemanagements.
Vollständige Liegenschaftsübersicht.
Auf Basis einer vollständigen Liste aller kommunalen Gebäude, die sich in kommunalem Besitz, kommunaler Nutzung oder Trägerschaft befinden, müssen die energiekostenrelevanten Gebäude identifiziert und die Gebäude-, Flächen-, Verbrauchs- und Kostendaten ermittelt werden.
Die Auswahl prioritärer Gebäude.
In drei aufeinander abgestimmten Schritten können die prioritären Gebäude für das KEM zuverlässig bestimmt werden: Hauptverbraucher identifizieren, Auffälligkeiten an Hand von Verbrauchskennwerten feststellen und schließlich Auswahl der Gebäude, die als erste in den KEM-Prozess eingebunden werden. Die anderen Gebäude folgen sukzessive.
Verbrauchs- und Rechnungscontrolling.
Was man nicht messen kann, kann man nicht verbessern. Das Energiecontrolling umfasst Energieverbrauchs- und Rechnungscontrolling - und bildet als konkrete Maßnahme eine wichtige Grundlage für viele weitere Aktivitäten des Energiemanagements. Verbrauchsauffälligkeiten können schnell entdeckt und die Ursachen beseitigt werden. Das Aufwand-Nutzen-Verhältnis bei dieser Teilaufgabe liegt bei 1:10.
Schritt 3: Optimieren
Optimierungsmaßnahmen müssen gut vorbereitet sein und werden Schritt für Schritt erschlossen. Zu den Vorbereitungen gehören die Erfassung der Nutzungsstrukturen der priorisierten Liegenschaften, die Erfassung der vorhandenen technischen Anlagen und die Kommunikation mit den Nutzenden und dem Betriebspersonal. Zunächst werden die Potentiale erschlossen, die den gewohnten Komfort der Nutzenden nicht mindern.
Nutzungsstrukturen erfassen und optimieren.
Intelligentes Flächen- und Belegungsmanagement ist Voraussetzung für eine nutzungsgerechte Minimierung des Energieverbrauchs. Dabei haben die zeitliche und örtliche Konzentration der Nutzung und die Berücksichtigung technischer und gebäudespezifischer Bedingungen wie etwa die Versorgungsbereiche von Heizkreisen bei der Belegungsplanung Priorität gegenüber anderen Optimierungsmaßnahmen.
Allgemeiner Anlagenbetrieb.
Beim Betrieb von Anlagen für Beheizung, Warmwasserbereitung, Belüftung, Klimatisierung und Beleuchtung wird oft Energie verschwendet. Die meisten Anlagen sind überdimensioniert. Unnötige Kosten sind die Folge.
Sensibilisierung der Gebäudenutzenden.
Die Sensibilisierung der Gebäudenutzenden ist ein zentrales Handlungsfeld des Energiemanagements. Denn bei Nutzenden kommunaler Liegenschaften soll ein Bewusstseinswandel hin zu energiesparendem Verhalten initiiert werden, um den Energie- und Wasserverbrauch dauerhaft zu reduzieren.
Schritt 4: Dokumentieren und kommunizieren.
In dieser Phase wird eine Zwischenbilanz zur Zielerreichung des Energiemanagementprozesses gezogen: Fortschritte und Ergebnisse werden dokumentiert, relevante Interessens- und Nutzendengruppen informiert. Zudem wird regelmäßig eine Management-Bewertung durchgeführt.
Standard-Energieberichte erstellen und auswerten.
Energieberichte sind eine wesentliche Grundlage für das erfolgreiche kommunale Energiemanagement - zum Beispiel für die eigene interne Projektorganisation, Verbrauchsanalysen, Dokumentation und öffentliche Beteiligung. Die Auswirkungen der Maßnahmen können analysiert und bewertet werden. Der Energiebericht muss jährlich den Gremien vorgestellt werden.
Management-Bewertung.
Die Management-Bewertung - auch Management-Review genannt - ist eine Zwischenbilanz zur Bewertung der Fortschritte bei der Einführung und Optimierung des Energiemanagementprozesses. Die Management-Bewertung dient der Information der Verwaltungsspitze. Außerdem werden Lösungsansätze für Probleme und Hemmnisse besprochen, die nicht auf Ebene des Energieteams oder mit den direkten Vorgesetzten geklärt werden können.
Interne Kommunikation.
Alle Handelnden des KEM, die politischen Gremien und die Nutzer kommunaler Gebäude sollten regelmäßig und zielgruppengerecht über die Ergebnisse und Aktivitäten des Kommunalen Energiemanagements informiert werden.
Schritt 5: Zielstellung und Planung aktualisieren.
Die Aktualisierung von Zielstellung und Planung schließt den Managementzyklus ab. Dazu müssen die liegenschaftsübergreifenden Arbeitspläne angepasst werden, Entscheidungen der Entscheidungsebene fließen ein. Anschließend erfolgen die Planung der Einzelmaßnahmen und das Ableiten erreichbarer Zielstellungen.
Aktualisierung der Ziel- und Projektplanung.
Die Ziel- und Projektplanung für die folgenden ein bis zwei Jahre muss basierend auf den Ergebnissen der Zwischenbilanz und der Managementbewertung überarbeitet werden. Bisher übergeordnete Ziele müssen gegebenenfalls angepasst werden. Die strukturellen und energiepolitischen Entscheidungen der Verwaltungsspitze und des Rates sind dafür maßgeblich. Bei der Querschnittsaufgabe KEM betreffen viele Maßnahmen auch andere Verwaltungseinheiten. Für die Abstimmungsprozesse sollte entsprechend Zeit eingeplant werden.
Anpassungen und Aufgaben.
Strukturelle Anpassungen benötigen in der Umsetzung Zeit und müssen mit den verantwortlichen Ansprechpartner*innen zunächst zeitlich terminiert werden.
Mittelfreigabe für erforderliche Maßnahmen.
Während die Umsetzung nichtinvestiver Maßnahmen in der Regel umgehend erfolgen kann, erfordern geringinvestive und investive Maßnahmen zuerst die Mittelfreigabe durch kommunale Entscheidende.
Schritt 6: Kommunales Energiemanagement verstetigen
Einmal eingeführt, ist kommunales Energiemanagement kein Selbstläufer. Nach der Aufbauphase ist weiteres Engagement erforderlich, um das Verbrauchsniveau von Wärme, Strom und Wasser zu halten bzw. weiter zu senken. Der Arbeitsaufwand ist aber geringer: Erfahrungsgemäß halbiert er sich gegenüber der Einführungsphase.
Kontinuierliche Optimierung und Sensibilisierung.
Im Rahmen der Verstetigung müssen Maßnahmen wie die Einstellung der Betriebszeiten regelmäßig überprüft und angepasst werden, wenn sich die Nutzungsanforderungen verändern. Reparaturen und Wartungen müssen kontrolliert werden. Mindestens einmal im Monat sollten Verbräuche auf Plausibilität und Auffälligkeiten geprüft werden. Gebäudenutzende, technisches Betriebspersonal und die Leitungsebene müssen in regelmäßigen Abständen informiert und sensibilisiert werden.
Energiemanagement auf breitere Basis stellen.
Die vielfältigen Aufgaben des Energiemanagements können langfristig und vollumfänglich nicht durch eine einzelne Person oder das Energieteam allein abgedeckt werden. Für ein dauerhaft funktionierendes Energiemanagement ist es essentiell, dass andere Fachbereiche aktiv in den KEM-Prozess mit einbezogen und Aufgaben verteilt und werden.
Auszeichnung für vorbildliches Energiemanagement.
Wir empfehlen Kommunen eine externe Qualitätsprüfung des KEM anhand objektiver Bewertungskriterien inklusive anschließender Zertifizierung und öffentlicher Auszeichnung. Die Verleihung des Titels "Kommune mit ausgezeichnetem Energiemanagement" ist ein Qualitätsprädikat für einen nachhaltigen energieeffizienten Liegenschaftsbetrieb. Die öffentliche Auszeichnung verbessert die Wahrnehmung und Akzeptanz des KEM sowohl in der Leitungsebene als auch bei Beschäftigten und Nutzenden. Die Würdigung der Leistungen des Energieteams erhält bzw. steigert die Motivation der Akteure. Dies ist ein wichtiger Garant für eine Verstetigung und die weitere qualitative Verbesserung des KEM.
